Informationen zur Datenverarbeitung
V2 (022024)
Für die Bearbeitung von Bewerbungen nutzt Sovendus GmbH den Dienst onlyfy application manager (by XING). Mit dieser Datenschutzerklärung werden Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten durch den Dienst onlyfy application manager sowie durch Sovendus GmbH informiert.
Gemeinsame Verantwortlichkeit
Hinsichtlich des Zusammenwirkens im Unternehmens-Account von Sovendus GmbH besteht eine sogenannte gemeinsame Verantwortlichkeit von Sovendus GmbH und New Work SE gemäß Art. 26 DSGVO, da sie i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO gemeinsam über Zwecke und Mittel der Verarbeitung bestimmen. Die aktuelle Version der Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO, die die New Work SE mit den Unternehmen schließt, die onlyfy application manager nutzen, können Sie hier als Anhang zu den AGB https://www.xing.com/terms/onlyfy-one einsehen, um sich über das Wesentliche der Vereinbarung zu informieren.
Datenverarbeitung durch die New Work SE
onlyfy application manager ist Teil des umfassenden Dienstes XING der New Work SE, der den Zweck verfolgt, durch eine Vielfalt unterschiedlicher Anwendungen (onlyfy application manager ebenso wie das berufliche soziale Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING, kununu etc.) zur Verbesserung und Vereinfachung des Berufslebens der Nutzer beizutragen sowie die Arbeitswelt für den Einzelnen erfüllender und gleichzeitig Unternehmen noch erfolgreicher zu machen. Bei onlyfy application manager als Teil des umfassenden Dienstes XING handelt es sich um eine Online-Plattform, auf der bzw. über die Talente und Unternehmen zusammenkommen.
Hinsichtlich der Datenverarbeitung für die die New Work SE allein verantwortlich oder im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit mit Sovendus GmbH zuständig ist, erhalten Sie nähere Informationen in der Datenschutzerklärung von XING, https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung. Dort finden Sie auch die Kontaktdaten der New Work SE sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten der New Work SE.
Bewerbungen mit onlyfy application manager
Mit Absenden der Bewerbung gehen Sie ein Nutzungsverhältnis mit der New Work SE ein, um Ihre Bewerbung(en) abwickeln zu können. Sie erhalten des Weiteren Support-Leistungen und die New Work SE kann Ihnen weitere Möglichkeiten aufzeigen, die Sie in Ihrem Berufsweg unterstützen können. Es wird nicht automatisch ein öffentliches Profil im beruflichen sozialen Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING für Sie erstellt. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten durch die New Work SE ist folglich insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung in Erfüllung eines Vertrages).
Unterbrechung Ihrer Online-Bewerbung
Das Erstellen Ihrer Online-Bewerbung können Sie jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Zu diesem Zweck werden Cookies eingesetzt. Von Ihnen bereitgestellten Daten zum Anlegen des Benutzerkontos sowie hochgeladene Dokumente werden im Unternehmens-Account von Sovendus GmbH in onlyfy application manager erfasst. Die Daten bleiben auch dann erfasst, wenn Sie eine Bewerbung unterbrechen und/oder nicht abschließen. In diesem Fall wird Ihre Bewerbung als unvollständig markiert und die Daten bleiben für Sovendus GmbH eingeschränkt einsehbar.
Hinweise zu speziellen Funktionen von onlyfy application manager
Kalenderfunktion
Wenn die Kalenderfunktion verwendet wird, werden Ihre Daten im Rahmen und zum Zweck der Terminvereinbarung im Bewerbungsverfahren verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO. Die Kalenderfunktion wird von einem IT-Dienstleister (Cronofy Ltd., Vereinigtes Königreich) zur Verfügung gestellt. Das Vereinigte Königreich ist auf Grund des Angemessenheitsbeschlusses der europäischen Kommission als sicheres Drittland eingestuft. Hier finden Sie nähere Informationen zum Datenschutz von Cronofy: https://www.cronofy.com/gdpr/ und https://docs.cronofy.com/policies/privacy-notice/.
WhatsApp Bewerbung
Soweit Sie die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion nutzen, ist Rechtsgrundlage für die Kommunikation Ihre jederzeit widerrufliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO). Bei einer Bewerbung via WhatsApp werden über einen WhatsApp-Chat alle notwendigen Bewerberinformationen abgefragt. Die Daten werden dann über einen Dienstleister direkt in onlyfy application manager eingespielt und dort im Rahmen und zum Zweck des normalen Bewerbungsprozesses weiterverarbeitet.
Die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion wird von einem IT-Dienstleister (PitchYou) zur Verfügung gestellt, der hierzu Zugriff auf Ihre Daten nehmen kann. Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.pitchyou.de/datenschutz. Kandidatendaten aus „Bewerbung per WhatsApp" werden über eine Schnittstelle in onlyfy application manager übertragen und unmittelbar nach der Übertragung aus der „Bewerbung per WhatsApp" Infrastruktur in PitchYou gelöscht. Die weitere Verarbeitung erfolgt dann ausschließlich direkt in onlyfy application manager.
Bitte beachten Sie, dass Sie zur Bewerbung Ihren eigenen privaten WhatsApp Account verwenden und daher eine Übermittlung, insbesondere in die USA, nicht ausgeschlossen werden kann.Die Datenschutzinformationen von WhatsApp, etwa zu deren Verarbeitungen oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte gegenüber WhatsApp, finden Sie hier: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.
Nach Ihrer Einwilligung wird Ihre Bewerbung via WhatsApp durch PitchYou an onlyfy application manager übermittelt. Ein Widerruf der Übermittlung ist jederzeit möglich. Ihre Bewerberdaten werden jedoch nach der Übertragung an onlyfy application manager in der Infrastruktur von PitchYou ohnehin gelöscht, so dass eine weitere Verarbeitung durch PitchYou nicht stattfindet.
Anwendbarkeit des Schweizer Datenschutzgesetzes
Das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (Schweizer DSG) gilt für Sachverhalte, die sich in der Schweiz auswirken, auch wenn sie im Ausland veranlasst werden. Diese Datenschutzerklärung dient entsprechend sowohl der Information gemäß EU-DSGVO also auch gemäß Schweizer DSG. Es werden die Begriffe der EU-DSGVO verwendet, also insbesondere „Verarbeitung“, „personenbezogene Daten“, „berechtigtes Interesse" sowie "besondere Kategorien von Daten" statt der im Schweizer DSG verwendeten Begriffe „Bearbeitung“, „Personendaten“, "überwiegendes Interesse" und "besonders schützenswerte Personendaten". Wenn das Schweizer DSG anwendbar ist, bestimmen sich die entsprechenden Begriffe nach dem Schweizer DSG. Den Namen und die Adresse unserer Vertretung in der Schweiz finden Sie im Impressum | XING.
Datenschutzhinweise für Bewerber bei der Sovendus GmbH
- Was sind personenbezogene Daten?
Vielen Dank für Ihr Interesse an uns und Ihre Bewerbung.
Wir sind verantwortlich für den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten, die wir nach den Vorgaben der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) verarbeiten. Personenbezogene Daten sind Daten, über die Sie identifiziert werden können oder identifizierbar sind. Ihre personenbezogenen Daten werden von uns nur verarbeitet, sofern eine Rechtsvorschrift dies erlaubt oder Sie zuvor eingewilligt haben.
Wir, das sind die Sovendus GmbH, Hermann-Veit-Straße 6, 76135 Karlsruhe und unsere Dienstleister, die Ihre Daten in unserem Auftrag für die unten angegebenen Zwecke verarbeiten.
Sie erreichen uns neben der oben genannten Postanschrift auch per E-Mail unter info[at]sovendus.de.
Es ist uns wichtig, dass Sie aus den nachfolgenden Hinweisen jederzeit erfahren können, welche personenbezogenen Daten während des Bewerbungsverfahrens erhoben werden und wir diese verarbeiten. - Unser Datenschutzbeauftragter
Wenn Sie eine Frage zum Datenschutz oder zur Datensicherheit Ihrer Bewerberdaten haben, erreichen Sie unseren Datenschutzbeauftragten per E-Mail unter datenschutz[at]sovendus.de oder per Post unter Sovendus GmbH, Datenschutz, Hermann-Veit-Straße 6, 76135 Karlsruhe. - Für das Bewerbungsverfahren erforderliche personenbezogene Daten
Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens die von Ihnen z.B. durch Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Schriftverkehr, telefonische oder mündliche Angaben mitgeteilten personenbezogenen Daten. Für uns hierfür von Relevanz sind neben Ihren Kontaktdaten insbesondere Angaben zu Ihrer Ausbildung, Ihrer Qualifikation, Ihrer Arbeitserfahrung und Ihren Fähigkeiten.
Ggf. können wir Daten über Sie auch aus anderen Quellen beziehen, z.B. von Personaldienstleistern oder den Referenzen, die Sie uns zur Verfügung stellen oder anderen öffentlich zugänglichen Daten im Internet.
Ihre personenbezogenen Daten werden zunächst ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens verarbeitet. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren sind § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG und Art. 6 Abs. 1 b DSGVO.
Ihre personenbezogenen Daten werden von unserer Seite weder für eine automatisierte Entscheidungsfindung oder für ein Profiling verwendet noch an Dritte weitergegeben. Ihre Daten werden durch uns oder in unserem Auftrag ausschließlich in Deutschland und in der EU verarbeitet. - Besondere Kategorien personenbezogener Daten
Wir benötigen für den Bewerbungsprozess in der Regel keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten i.S.d. Art. 9 DSGVO. Wir bitten Sie, uns von vornherein keine derartigen Informationen zukommen zu lassen.
Wenn solche Informationen ausnahmsweise für den Bewerbungsprozess relevant sind, verarbeiten wir sie zusammen mit Ihren anderen Bewerberdaten. Dies kann beispielsweise Angaben über eine Schwerbehinderung betreffen, die Sie uns freiwillig machen können und die wir dann zur Erfüllung unserer besonderen Verpflichtungen im Hinblick auf Schwerbehinderte verarbeiten müssen. In diesen Fällen dient die Verarbeitung der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung sind dann Art. 9 Abs. 2 b DSGVO, §§ 26 Abs. 3 BDSG, 164 SGB IX.
Ausnahmsweise kann es erforderlich sein, zur Beurteilung Ihrer Eignung für die vorgesehene Tätigkeit Informationen über Ihre Gesundheit oder eine Behinderung oder eine Auskunft aus dem Bundeszentralregister, d.h. über Vorstrafen, einzuholen. Rechtsgrundlage hierfür ist § 26 Abs. 1 BDSG. - Freiwillige Angabe Ihrer Daten
Sie sind nicht verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Wir können Ihre Eignung für die jeweils in Betracht kommende Stelle allerdings nur dann bewerten, wenn wir Informationen insbesondere zu Ihrer Ausbildung, Ihrer Arbeitserfahrung und Ihren Fähigkeiten erhalten, und ohne Angabe Ihrer Kontaktdaten können wir Sie nicht ins Bewerbungsverfahren aufnehmen. - Empfänger der von Ihnen überlassenen personenbezogenen Daten
Auf Ihre personenbezogenen Daten hat zunächst unsere Personalabteilung Zugriff, aber auch die Fachabteilung der Stelle, auf die Sie sich beworben haben, die Geschäftsführung und die Buchhaltung. Unsere Administratoren haben technisch notwendig die Möglichkeit, auf mittels unserer IT verarbeitete Daten zuzugreifen.
In bestimmten Fällen müssen wir Ihre personenbezogenen Daten Dritten offenlegen, etwa an unsere Bank, wenn Sie eine Kostenerstattung erhalten oder an Postzusteller, wenn wir per Brief mit Ihnen kommunizieren. - Aufbewahrungsfristen
Bei Erfolg Ihrer Bewerbung werden Ihre Angaben aus dem Bewerbungsverfahren Bestandteil Ihrer Personalakte und zur Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses verwendet und nach den für Personalakten geltenden Regelungen bis zur Löschung aufbewahrt.
Können wir Ihnen derzeit keine Anstellung anbieten, verarbeiten wir Ihre Daten nach Art. 6 Abs. 1 f DSGVO noch bis zu drei Monate nach Versand der Absage, um uns gegen eventuelle Rechtsansprüche zu verteidigen, insbesondere wegen einer angeblichen Benachteiligung im Bewerbungsverfahren. Rechtsgrundlage dieser weiteren Datenspeicherung nach einer Absage ist Art. 6 Abs. 1 f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Verteidigung gegen Rechtsansprüche.
Soweit Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens Kostenerstattungen erhalten haben oder andere steuerrelevante Vorgänge vorliegen, werden die entsprechenden Buchungsunterlagen zur Erfüllung der steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten bis zum zehnten Kalenderjahr nach dem Jahr der Zahlung, im Fall von Handels- und Geschäftsbriefen und anderen handels- oder steuerrechtlich relevanten Unterlagen bis zum sechsten Kalenderjahr nach dem Jahr ihrer Entstehung aufbewahrt und in beiden Fällen im Folgejahr gelöscht. Rechtsgrundlage für die steuerrechtliche Aufbewahrung ist Art. 6 Abs. 1 c DSGVO i.V.m. § 147 AO. - Weitere Aufbewahrung Ihrer Bewerberdaten
Wenn wir Ihnen derzeit keine Beschäftigung anbieten können, aber annehmen, dass Sie für uns in Zukunft als Mitarbeiter interessant sein könnten, bitten wir Sie um Ihre jederzeit widerrufliche Einwilligung Ihre Bewerberdaten für weitere 2 Jahre aufbewahren zu dürfen. Rechtsgrundlage hierfür ist dann Art. 6 Abs. 1 a DSGVO. - Ihre Rechte
Wenn Sie Fragen zu der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns haben, erteilen wir Ihnen selbstverständlich gerne Auskunft über die Sie betreffenden Daten (Art.15 DSGVO).
Außerdem haben Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) und das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
Wenn die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO) beruht, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung oder die Verarbeitung auf einer anderen Rechtsgrundlage berührt wird.
Soweit eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Art. 6 Abs. 1 f DSGVO beruht, haben Sie das Recht zum Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO. Erfolgt Ihr Widerspruch aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Bitte wenden Sie sich in all diesen Fällen an unseren Datenschutzbeauftragten per E-Mail an datenschutz[at]sovendus.de oder per Post an Sovendus GmbH, Datenschutz, Hermann-Veit-Straße 6, 76135 Karlsruhe.
Schließlich haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO, § 19 BDSG). - Änderungen
Von Zeit zu Zeit ist es erforderlich, den Inhalt der vorliegenden Datenschutzhinweise für Bewerber anzupassen. Wir behalten uns daher vor, diese jederzeit zu ändern. Wir werden die geänderte Version der Datenschutzhinweise ebenfalls an dieser Stelle veröffentlichen. Wenn Sie uns wieder besuchen, sollten Sie sich daher die Datenschutzhinweise erneut durchlesen.